Die Zukunft in Ihren Finanzprozessen: Digitalisierung von Eingangsrechnungen (2024)

Digitale ERV: Kosten senken, Fehler minimieren und Compliance stärken im papierlosen Büro

Eingangsrechnungen digital statt analog verarbeiten

Papier ist pures Gift für effiziente Prozesse. Deshalb krempelt die Digitalisierung von Eingangsrechnungen die Art und Weise um, wie Unternehmen ihre Finanzprozesse gestalten. Statt Papierdokumente manuell zu bearbeiten, ermöglicht die elektronische Rechnungsverarbeitung eine präzise Verarbeitung von Rechnungen. Durch die digitale Archivierung und elektronische Belegerfassung sparen Unternehmen Platz, Zeit und Kosten. Die automatisierte Genehmigung und Weiterleitung von Eingangsrechnungen verbessert zudem die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Vorgänge. Wie auch Sie die fortschrittliche Technologie implementieren und ihre Arbeitsabläufe optimieren, erfahren Sie in diesem Blogartikel.

Warum ist die Digitalisierung von Eingangsrechnungen wichtig?

Die Digitalisierung von Eingangsrechnungen ist wichtig, weil sie zahlreiche Vorteile bietet, die die Effizienz und Kostenstruktur eines Unternehmens verbessern können. Sie bietet nicht nur operative Vorteile, sondern unterstützt Unternehmen auch dabei, ihre Compliance-Anforderungen zu erfüllen und insgesamt transparenter zu arbeiten. Hier sind die Gründe, die für die elektronische Rechnungsverarbeitung sprechen, im Detail:

• Effizienzsteigerung durch Automatisierung: Durch die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen automatisieren Unternehmen manuelle Prozesse. Das umfasst die elektronische Erfassung, Weiterleitung, Prüfung und Genehmigung von Rechnungen. Automatisierte Workflows beschleunigen den gesamten Prozessablauf erheblich.
• Kosteneinsparungen durch Reduktion von Papier und manuellen Prozessen: Die digitale Archivierung von Eingangsrechnungen reduziert die Notwendigkeit von Papierdokumenten und die damit verbundenen Kosten für Druck, Versand und Lagerung. Zudem minimiert sie den Bedarf an manuellen Eingriffen, was Ressourcen spart und die Produktivität erhöht.
• Schnellere Verarbeitung und weniger Fehleranfälligkeit: Elektronische Systeme zur Rechnungsbearbeitung ermöglichen eine schnellere Erfassung und Verarbeitung von Rechnungen. Durch automatische Datenerfassung und Validierung sinkt die Fehlerquote deutlich, da menschliche Fehler minimiert werden. Dies führt zu einer verbesserten Datenqualität und weniger Rückfragen seitens der Leistungsempfänger.

9 Schritte zur Digitalisierung von Eingangsrechnungen

Hier ist eine kompaktere Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Digitalisierung von Eingangsrechnungen:

1. Prozessanalyse: Untersuchen Sie den aktuellen Verarbeitungsprozess für Eingangsrechnungen.
2. Software-Auswahl: Wählen Sie eine Workflow-Automatisierungssoftware mit benutzerfreundlicher Oberfläche, Drag-and-Drop-Workflow-Designer und Integrationsoptionen für CRM und ERP-Systeme.
3. Prozessdefinition: Definieren Sie die Schritte für die digitale Verarbeitung, einschließlich Erfassung, Prüfung, Genehmigung und Buchung.
4. Belegerfassung digitalisieren: Implementieren Sie einen digitalen Erfassungsprozess für Eingangsrechnungen.
5. Rechnungsverarbeitung und Genehmigung: Automatisieren Sie die Verarbeitung und Weiterleitung von Rechnungen zur Prüfung und Genehmigung.
6. Digitale Archivierung: Archivieren Sie genehmigte Rechnungen sicher elektronisch und gewährleisten Sie Datenschutz.
7. Integration und Reporting: Integrieren Sie die Software mit Ihrem ERP-System und nutzen Sie Analyse- und Reporting-Funktionen zur Überwachung und Optimierung des Prozesses.
8. Schulung und Implementierung: Schulen Sie Mitarbeiter in der neuen Software und führen Sie die Lösung schrittweise ein.
9. Kontinuierliche Verbesserung: Überwachen und optimieren Sie den Prozess kontinuierlich, basierend auf Feedback und Leistungsüberprüfungen.

Technologien für die Digitalisierung

Hier sind Technologien und Ansätze zur Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung

OCR (Optical Character Recognition) und maschinelles Lernen:

• Automatische Datenerfassung aus eingescannten oder digitalen Rechnungen mittels OCR.
• Einsatz von maschinellem Lernen zur Verbesserung der Erkennungsgenauigkeit.

Integration mit bestehenden ERP-Systemen:

• Nahtlose Verbindung mit ERP-Systemen wie SAP oder Microsoft Dynamics für automatisierte Datenübertragung und Konsistenzsicherung.

Rechnungsverarbeitung in der Cloud:

• Nutzung cloudbasierter Plattformen für die Verarbeitung und Speicherung von Eingangsrechnungen.

Digitale Archivierung von Eingangsrechnungen:

• Elektronische Speicherung zur Förderung papierloser Prozesse und zur einfachen Suche und Abrufbarkeit.

Elektronische Rechnungsbearbeitung:

• Komplette digitale Verarbeitung von Rechnungen inklusive Genehmigungsworkflows und Zahlungsabwicklung.

Digitale Belegerfassung:

• Automatisierte Erfassung und Verarbeitung von Belegen wie Lieferscheinen und Bestellungen.

Elektronische Rechnungsverarbeitung:

• Automatisierte Bearbeitung von Rechnungen unter Berücksichtigung von Steuervorschriften und rechtlichen Anforderungen.

Rechtliche und regulatorische Aspekte

Bei der digitalen Verarbeitung von Eingangsrechnungen sind bestimmte rechtliche und regulatorische Aspekte von entscheidender Bedeutung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die erforderlichen rechtlichen Rahmenbedingungen einhalten, die je nach Land und Region variieren können. Dazu gehören Vorschriften zur digitalen Aufbewahrung von Dokumenten sowie Anforderungen an elektronische Signaturen für die rechtliche Gültigkeit der Dokumente. Zudem ist es unerlässlich, Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO zu beachten und entsprechende Sicherheitsmaßnahmen zu implementieren, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu gewährleisten.

Eingangsrechnungsverarbeitung mit paperless solutions

• Eingangsrechnungen digital verarbeiten: paperless solutions bietet Lösungen zur automatisierten Erfassung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen an, um manuelle Prozesse zu minimieren und die Effizienz zu steigern.
• Cloud und Datenschutz: paperless solutions stellt seine Dienste in der Cloud bereit, was Flexibilität und Skalierbarkeit ermöglicht. Dabei könnten Sie besonderes Augenmerk auf Datenschutzmaßnahmen legen, um die Sicherheit der verarbeiteten Daten zu gewährleisten.
• Digitale Rechnungsverarbeitung: paperless solutions bietet Tools zur digitalen Verarbeitung von Rechnungen, einschließlich Workflow-Automatisierung und Integration mit bestehenden Buchhaltungssystemen.
• Digitaler Rechnungsworkflow: Es gibt Funktionen für die Automatisierung und Verwaltung des gesamten Rechnungsworkflows, angefangen von der Erfassung über die Prüfung bis hin zur Freigabe und Zahlung.
• Revisionssichere Archivierung: Lösungen zur revisionssicheren Archivierung von Rechnungsdaten erfüllen gesetzliche Anforderungen und ermöglichen die Langzeitarchivierung.
• Digitale Buchhaltung: paperless solutions bietet Funktionen zur digitalen Buchhaltung, einschließlich automatisierter Kontierung und Buchung von Rechnungen.
• Mobile Rechnungsverarbeitung: Mobile Anwendungen machen die Erfassung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen auch mobil möglich.
• Eingangsrechnungserfassung: Schnelle und präzise Erfassung von Eingangsrechnungsdaten

Eingangsrechnungen papierlos und digital verarbeiten

Die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro. Sie bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, die zu einer Steigerung der Effizienz, Kosteneinsparungen und einer höheren Transparenz führen. Mit der richtigen Technologie und einem strukturierten Ansatz können Unternehmen diesen Prozess erfolgreich umsetzen und ihre Finanzprozesse optimieren.